O organizador de Eventos

Para ser um organizador de eventos é necessário muito trabalho e dedicação. Você já percebeu que por trás de todo seminário, balada, show, jogo, evento religioso e qualquer produção existe uma equipe profissional que se empenha para que eles aconteçam?

Há os fornecedores, as atrações, as equipes de limpeza e segurança, o pessoal da montagem, recepcionistas e outras pessoas contratadas que variam conforme o tipo de evento. E o organizador é quem está no comando! O organizador de eventos – também conhecido como produtor – é quem coordena, gerencia, planeja, capta, promove, realiza, administra os recursos e presta serviços especializados para que os eventos aconteçam. Muita responsabilidade, não é mesmo? Uma equipe bem coordenada por esse profissional é capaz de garantir que tudo ocorra como desejado.

A rotina da produção de eventos vai além de ter um check-list e ir atrás de cada item. Atrelado a isso, o organizador possui diversos desafios e precisa desenvolver algumas qualidades essenciais:

Manter-se constantemente atualizado

Quanto mais qualificado for o profissional, mais procurado e bem pago ele será (inclusive, já existem diversos cursos de curta duração com foco em diferentes produções de eventos para que o profissional se capacite ainda mais). Portanto, converse com muita gente da área, informe-se sobre as tendências, vá a palestras, conferências e cursos. Ter conhecimento ajuda a colocar boas ideias em prática e até a ser mais criativo. Mesmo que o organizador seja bom, é preciso melhorar sempre.

Ser organizado

O organizador de eventos lida com muitas pessoas e tem diversos afazeres. Por este motivo, ele não pode contar apenas com a memória. É preciso que tudo vire anotação e seja arquivado, em meio físico e virtual. Essa organização inclui todos os check-lists, contratos, borderôs, orçamentos, dentre outros.

Trabalhar com a contratação de diversos serviços e a cada nova produção ter que ir atrás dos itens de uma grande lista, exigem que o profissional seja meticuloso ao ordenar as coisas. Com o tempo, a organização vira parte da rotina e se torna uma ação natural.

Saber negociar

Produzir eventos também significa contratar diferentes serviços para que a ocasião seja especial e completa para o público. O organizador, a partir do check-list conforme o tipo de evento, irá desembolsar para que o espaço, time de funcionários, equipamentos em geral, comes e bebes e demais itens estejam prontos no grande dia. Porém é muito importante que se faça uma pesquisa prévia com relação aos valores de cada empresa – afinal, é comum que o organizador trabalhe com um orçamento limitado. Neste ponto, saber negociar é uma característica essencial do produtor, além de ser um desafio (ajustar preços em uma negociação requer bons argumentos).

É importante que o organizador procure bons fornecedores e que tenha em mente que o que é mais caro nem sempre á a melhor opção. Mas caso um ótimo serviço esteja disponível a um valor exacerbado, não tenha medo de negociar e pedir uma redução de preços. Para isso você pode utilizar diversos argumentos como recomendar a empresa contratada, firmar uma parceria com ela para próximas produções, fazer com que ela se torne uma patrocinadora e tenha sua marca divulgada, dentre outras ações. Exercite seu poder de comunicação para negociar e não estourar o orçamento!

Ter capacidade de se adaptar

Por mais que se planeje e esteja com o controle de tudo, alguns imprevistos podem surgir antes e no decorrer do evento. Portanto, o bom profissional deve saber lidar com os problemas e dar a eles a melhor solução possível naquele momento. O objetivo é garantir que o público de cada evento não seja prejudicado e, mais do que isso, fique satisfeito.

Liderar com maestria

Saber como agir na hora de liderar é fundamental. O organizador de eventos é o capitão de um grande time e precisa designar as funções, mas deve deixar que cada envolvido cumpra-a com certa liberdade. Aqui, cabe ao produtor explicar às equipes como será o evento, o que ele espera de cada um, o que deve acontecer e o que deve ser evitado.
Fazer com que toda a equipe do evento se sinta parte do time é muito importante. Isso estimula que o trabalho seja feito com excelência e colaboração mútua.

Proporcionar ao público uma ótima experiência

Mesmo que o organizador precise agradar contratantes e patrocinadores de seu evento, o foco deve ser sempre o público. Afinal, é ele que garante o sucesso da produção, as recomendações, a divulgação espontânea e, claro, o evento em si.

Para conquistar o seu público, comece na divulgação do evento e na venda de ingressos. Faça campanhas nas redes sociais e otimize a experiência de compra agregando comodidade e rapidez disponibilizando os ingressos na internet. Depois, organize a entrada da produção, o decorrer dela e a saída. E por fim, colete os feedbacks e responda à nova legião de fãs dos seus eventos! 

(sympla)