Se você já planejou uma
festinha em casa tem ideia do trabalho que dá pensar em todos os detalhes.
Imagine, então, um evento para centenas de pessoas, com figuras importantes e
com uma grande infraestrutura? O planejamento exige profissionalismo total e máxima
atenção aos detalhes, pois eles podem definir o sucesso ou o fracasso do seu
evento.
Pensando nas adversidades mais
comuns, separamos uma lista de sete problemas que qualquer produtor certamente
já enfrentou. Conheça agora os itens e aprenda como driblar cada um deles.
O cliente não se envolve na produção
O sucesso de um evento depende de
vários fatores. Entre eles a participação ativa de quem contratou o serviço de
produção. Quem produz sabe da dificuldade de ter que adivinhar o que mais
agrada ao cliente. A experiência do produtor pode ajudar muito, mas a
participação ativa de quem sonhou com o evento é muito importante.
Todo produtor de evento já teve ao
menos um cliente que desapareceu. Falta de tempo, a vida agitada e corrida são
as desculpas mais comuns, mas vale investir no relacionamento permanente antes,
durante e depois do evento. Uma dica é deixar isso bem claro na contratação do
serviço e, sem ser invasivo, perguntar os melhores dias e horários para entrar
em contato. Outra dica é acumular assuntos a tratar com ele, assim não será
necessário entrar em contato muitas vezes.
Equipe despreparada
O processo de organização e promoção
de um evento é muito complexo. Vai desde a parte burocrática e de logística,
até a parte mais prática, como recepcionar convidados na portaria do local, por
exemplo. É o típico trabalho que necessita de pessoas e o trabalho em sintonia
faz toda diferença.
Mas, quem nunca teve de driblar uma
equipe despreparada ou sem ânimo? Todo produtor precisou, em algum momento,
usar de sua criatividade para que o time de colaboradores saísse do marasmo e
ganhasse vida. Portanto, invista em equipes bem treinadas e acostumadas a
trabalhar com eventos do mesmo tipo que você está produzindo. Dessa forma, você
consegue se livrar dos imprevistos.
Alinhe com a
equipe contratada o que você espera do trabalho dela e com quais problemas ela
terá de lidar. Aposte em um diálogo franco e aberto, mas também permita que
quem trabalha com você se exponha, pois eles têm experiência com eventos e,
portanto, considerações a serem feitas.
O espaço escolhido não é adequado
Algumas vezes é
atribuição do produtor orçar e escolher um local para o evento,
outras vezes o local já está definido por quem contrata o serviço. É muito
comum ter que comportar um evento com uma infraestrutura que não condiz com a
proporção e tipo de evento. Quantidade inadequada de banheiros, bares mal
localizados, falta de espaço para fumantes e o tamanho desproporcional ao
número de convidados são os problemas mais comuns que o local pode apresentar.
É importante sempre ir conhecer o
espaço com antecedência para planejar soluções antecipadas, caso sejam
necessárias. Alguns problemas não poderão realmente ser resolvidos, mas outros
podem melhorar. Embora a responsabilidade de escolher o local por vezes não
passe na mão do produtor, é responsabilidade dele checar cada detalhe, por isso
uma visita rigorosa é essencial. Checar a iluminação, tomadas, disposição dos
bares, segurança faz parte da produção.
Você tem que
trabalhar com um orçamento reduzido
Algumas festas são produzidas com
poucos recursos. É muito bom ter dinheiro para usar a criatividade e fazer um
evento incrível, mas e quando a grana é curta? O desafio é ótimo, mas realmente
dá muito trabalho pensar soluções simples e eficazes para atender aos clientes
que disponibilizam um orçamento reduzido. Com pouco, muitas vezes é possível
fazer muito, mas não podemos negar que é um problema a mais para qualquer
produtor.
Para que esta dificuldade não se
torne realmente um problema, procure mostrar as reais possibilidades do orçamento
para quem contrata a redução. Se sua experiência aponta que com aquele recurso
só é possível fazer uma festa para 100 pessoas, por exemplo, seja franco com o
seu cliente. Explique que se ele quer retorno, é preciso que invista no local
do evento, em uma estratégia de marketing e na venda de ingressos.
Imprevistos por causa do clima
Imagine um evento com o tema praia.
Tudo deve inspirar o clima: a decoração e uma festa em espaço aberto. Mas sem
que fosse esperada, cai uma chuva torrencial que faz com que os convidados não
encontrem espaços para se proteger e decidam ir embora.
É uma situação que
exige pesquisa prévia e conhecimento sobre sazonalidades. A dica é acompanhar a
previsão do tempo e pensar que os convidados podem estar sujeitos a sentirem
muito calor ou serem pegos pela chuva de acordo com a época e o local
selecionado. Isto deverá nortear a escolha do lugar, a decoração e todo o
planejamento da festa.
Defeitos nos equipamentos de som ou iluminação
Quem nunca ficou na
mão com a tecnologia? Em eventos, esse é um problema delicado. São feitos
testes mas o equipamento de luz, som ou imagem resolve parar de funcionar.
É sempre bom ter um equipamento reserva, mas nem sempre isso é possível.
O ideal é revisar tudo que será usado no evento com antecedência e no dia, o
que pode não te livrar 100% do risco do equipamento travar, mas com certeza
elimina grandes chances de você ser pego de surpresa. Vale a pena investir em
equipamento novos e atuais para evitar essas surpresas desagradáveis.
Ingressos encalhados
A expectativa de
público é sempre positiva por parte de quem produz um evento. Mas e quando não
há uma boa venda de ingresso?
Ingressos
encalhados são sinal de um mal planejamento de marketing e da forma de venda.
Fuja disso! Esteja preparado para investir na divulgação e encontrar seu
público-alvo, só assim você pode alcançar o número de vendas necessárias para
garantir o lucro e o sucesso do evento. Para as vendas emplacarem, disponibilize
a compra facilitada de ingressos usando a internet. Usar as redes socias para
promover o evento e engajar os possíveis participantes é importante para
aumentar as vendas.
(Sympla)
