Eventos sem Prejuizo

Quando você organiza um evento, o que você espera? É claro que você quer que ele seja um sucesso, que ocorra sem imprevistos, contemplando tudo o que foi planejado e satisfazendo ao máximo o seu público, certo? Ninguém faz um evento para ter prejuízo, mas para atingir o público-alvo, conquistá-lo ou fidelizá-lo para as suas próximas produções. Afinal, eventos de qualidade são uma excelente e poderosa ferramenta de marketing.

O problema é que, na prática, nem sempre tudo sai como esperado e, por vezes, o evento que foi pensado para o sucesso acaba trazendo prejuízo para o seu bolso. Se já teve uma experiência dessas, sabe como é difícil cobrir os prejuízos. E se ainda não teve, cuide da parte financeira da produção para não ficar no vermelho!

Estamos aqui para lhe dar uma ótima notícia: esse risco pode ser evitado! Se você se atentar para as dicas a seguir, certamente reduzirá a possibilidade de prejuízo em seus eventos.

Tenha uma equipe competente

A organização de um evento não é nada fácil. Envolve a escolha contato com fornecedores, responsabilidade com a documentação necessária e o treinamento de pessoas que atuarão no dia do evento, garantindo que tudo esteja como esperado. E tudo isso envolve gestão de recursos, que deverão ser gastos dentro do orcamento destinado à atividade.

Portanto, é essencial que você conte com pessoas qualificadas – seja uma equipe com quem você já trabalhe, ou uma empresa contratada –, que tenham experiência na administração de eventos, para que não tragam prejuízo por gastar demais em coisas supérfluas, por exemplo. Essa equipe será responsável por planejar tudo em detalhes, antecipando imprevistos, distribuindo de forma eficaz os recursos financeiros e garantindo que, no dia do evento, tudo ocorra conforme o planejamento.

Livre-se dos ingressos empacados

O evento está sendo organizado com excelência, pois você tem uma equipe qualificada. Agora é necessário divulgar a atividade com o mesmo alto nível, a fim de que seu prejuízo não venha de ingressos não vendidos.

Imagine que você organizou um evento considerando um público de 2.000 pessoas, mas só comparecem 1.000.  A metade dos recursos gastos com um lugar amplo para acomodar as 2.000 pessoas, adquirir materiais e brindes, além dos comes e bebes, foram gastos inutilmente e, pior, não serão recuperados. Assim, torna-se fundamental que seu evento tenha uma divulgação adequada, que garanta a venda de todos os ingressos disponíveis.

Atualmente, o melhor ambiente para que você informe e promova o seu evento é a web. No ambiente oline, você estará em contato direto com o seu público-alvo, por meio de redes sociais, blogs, comunidades, fóruns relacionadas ao evento. Assim, você não apenas divulga a atividade, mas a promove justamente onde seu público está, abordando assuntos que o interessam e incentivando a participação.

Acompanhe a demanda

Uma parte do lucro que você terá com o evento virá após ele, por meio das pessoas que, satisfeitas com o que foi oferecido, irão contratá-lo, recomendá-lo, patrociná-lo ou até mesmo comparecer aos próximos!

Por isso, especialmente se você está divulgando seu evento nas redes socias, é fundamental que você utilize a venda antecipada e, enquanto os ingressos estão sendo vendidos, você acompanhe os comentários das pessoas na web. O que elas esperam do evento? O quanto estão ansiosas para participar? Por meio dos comentários, você pode pensar em pequenas mudanças que ainda poderão ser feitas para agradar completamente as expectativas do público ou, ainda, surpreender positivamente até mesmo aqueles que já esperavam qualidade no seu evento. E claro, ver se as vendas estão sendo satisfatórias.

O prejuízo em um evento normalmente está relacionado à má gestão de recursos, a ingressos não vendidos e à falta de retorno positivo esperado das pessoas que participaram. Se você lidar bem com esses três fatores, seu evento alcançará o sucesso que você almeja!

Somos Profissionais em Realizar Sonhos

A implementação do estilo que irá compor a festa de casamento é algo que, normalmente, já faz parte nos planos do casal. Afinal, este é um dos principais pontos de observação dos noivos. Para concretizar este sonho e contar com novas inspirações, os noivos poderão contar com o trabalho especial da nossa cerimonialista. A experiente profissional da ws gold eventos  realizará um serviço admirável.

Serviços
ws gold  eventos em geral consegue pegar qualquer projeto  decorativo e aplicá-lo no cenário do casamento com criatividade e talento. Há arranjos florais super belos criados pela empresa que farão o ambiente ficar aconchegante, mesa de vidro com iluminação, dezenas de opções de vela, bolos falsos, iluminação por coluna, entre outros detalhes que deixarão o espaço primoroso. E também com ótimos toques, com uma comida totalmente caseira pra seus convidados se sentirem ainda mais a vontade com o sofisticado toqui do nosso primoroso chef. Executivo.Silvio dos Santos.

Área de atuação
Ws gold eventos  está situada na cidade de Salvador, é uma das pioneiras na apresentação multe equipe, é uma equipe completa que vai da segurança do evento a pista de dança,  tudo em um único pacote fechado. Ficou interessado pelo serviço da empresa? Então entre em contato com ela agora mesmo. Você não precisa mais que enviar uma simples mensagem de texto e aguardar pela rápida resposta. Desta forma, você saberá o estilo a se aplicar no seu avento. Não perca tempo entre jé em contato.

Erros Comuns na Organização do Evento

Se você  já planejou uma festinha em casa tem ideia do trabalho que dá pensar em todos os detalhes. Imagine, então, um evento para centenas de pessoas, com figuras importantes e com uma grande infraestrutura? O planejamento exige profissionalismo total e máxima atenção aos detalhes, pois eles podem definir o sucesso ou o fracasso do seu evento.

Pensando nas adversidades mais comuns, separamos uma lista de sete problemas que qualquer produtor certamente já enfrentou. Conheça agora os itens e aprenda como driblar cada um deles.

 O cliente não se envolve na produção

O sucesso de um evento depende de vários fatores. Entre eles a participação ativa de quem contratou o serviço de produção. Quem produz sabe da dificuldade de ter que adivinhar o que mais agrada ao cliente. A experiência do produtor pode ajudar muito, mas a participação ativa de quem sonhou com o evento é muito importante.

Todo produtor de evento já teve ao menos um cliente que desapareceu. Falta de tempo, a vida agitada e corrida são as desculpas mais comuns, mas vale investir no relacionamento permanente antes, durante e depois do evento. Uma dica é deixar isso bem claro na contratação do serviço e, sem ser invasivo, perguntar os melhores dias e horários para entrar em contato. Outra dica é acumular assuntos a tratar com ele, assim não será necessário entrar em contato muitas vezes.

 Equipe despreparada

O processo de organização e promoção de um evento é muito complexo. Vai desde a parte burocrática e de logística, até a parte mais prática, como recepcionar convidados na portaria do local, por exemplo. É o típico trabalho que necessita de pessoas e o trabalho em sintonia faz toda diferença.

Mas, quem nunca teve de driblar uma equipe despreparada ou sem ânimo? Todo produtor precisou, em algum momento, usar de sua criatividade para que o time de colaboradores saísse do marasmo e ganhasse vida. Portanto, invista em equipes bem treinadas e acostumadas a trabalhar com eventos do mesmo tipo que você está produzindo. Dessa forma, você consegue se livrar dos imprevistos.

 Alinhe com a equipe contratada o que você espera do trabalho dela e com quais problemas ela terá de lidar. Aposte em um diálogo franco e aberto, mas também permita que quem trabalha com você se exponha, pois eles têm experiência com eventos e, portanto, considerações a serem feitas.

 O espaço escolhido não é adequado

Algumas vezes é atribuição do produtor orçar e escolher um local para o evento, outras vezes o local já está definido por quem contrata o serviço. É muito comum ter que comportar um evento com uma infraestrutura que não condiz com a proporção e tipo de evento. Quantidade inadequada de banheiros, bares mal localizados, falta de espaço para fumantes e o tamanho desproporcional ao número de convidados são os problemas mais comuns que o local pode apresentar.

É importante sempre ir conhecer o espaço com antecedência para planejar soluções antecipadas, caso sejam necessárias. Alguns problemas não poderão realmente ser resolvidos, mas outros podem melhorar. Embora a responsabilidade de escolher o local por vezes não passe na mão do produtor, é responsabilidade dele checar cada detalhe, por isso uma visita rigorosa é essencial. Checar a iluminação, tomadas, disposição dos bares, segurança faz parte da produção.

 Você tem que trabalhar com um orçamento reduzido

Algumas festas são produzidas com poucos recursos. É muito bom ter dinheiro para usar a criatividade e fazer um evento incrível, mas e quando a grana é curta? O desafio é ótimo, mas realmente dá muito trabalho pensar soluções simples e eficazes para atender aos clientes que disponibilizam um orçamento reduzido. Com pouco, muitas vezes é possível fazer muito, mas não podemos negar que é um problema a mais para qualquer produtor.

Para que esta dificuldade não se torne realmente um problema, procure mostrar as reais possibilidades do orçamento para quem contrata a redução. Se sua experiência aponta que com aquele recurso só é possível fazer uma festa para 100 pessoas, por exemplo, seja franco com o seu cliente. Explique que se ele quer retorno, é preciso que invista no local do evento, em uma estratégia de marketing e na venda de ingressos.

 Imprevistos por causa do clima

Imagine um evento com o tema praia. Tudo deve inspirar o clima: a decoração e uma festa em espaço aberto. Mas sem que fosse esperada, cai uma chuva torrencial que faz com que os convidados não encontrem espaços para se proteger e decidam ir embora.

É uma situação que exige pesquisa prévia e conhecimento sobre sazonalidades. A dica é acompanhar a previsão do tempo e pensar que os convidados podem estar sujeitos a sentirem muito calor ou serem pegos pela chuva de acordo com a época e o local selecionado. Isto deverá nortear a escolha do lugar, a decoração e todo o planejamento da festa.

 Defeitos nos equipamentos de som ou iluminação

Quem nunca ficou na mão com a tecnologia? Em eventos, esse é um problema delicado. São feitos testes mas o equipamento de luz, som ou imagem resolve parar de funcionar.  É sempre bom ter um equipamento reserva, mas nem sempre isso é possível. O ideal é revisar tudo que será usado no evento com antecedência e no dia, o que pode não te livrar 100% do risco do equipamento travar, mas com certeza elimina grandes chances de você ser pego de surpresa. Vale a pena investir em equipamento novos e atuais para evitar essas surpresas desagradáveis.

 Ingressos encalhados

A expectativa de público é sempre positiva por parte de quem produz um evento. Mas e quando não há uma boa venda de ingresso?

Ingressos encalhados são sinal de um mal planejamento de marketing e da forma de venda. Fuja disso! Esteja preparado para investir na divulgação e encontrar seu público-alvo, só assim você pode alcançar o número de vendas necessárias para garantir o lucro e o sucesso do evento. Para as vendas emplacarem, disponibilize a compra facilitada de ingressos usando a internet. Usar as redes socias para promover o evento e engajar os possíveis participantes é importante para aumentar as vendas.

 (Sympla) 

O organizador de Eventos

Para ser um organizador de eventos é necessário muito trabalho e dedicação. Você já percebeu que por trás de todo seminário, balada, show, jogo, evento religioso e qualquer produção existe uma equipe profissional que se empenha para que eles aconteçam?

Há os fornecedores, as atrações, as equipes de limpeza e segurança, o pessoal da montagem, recepcionistas e outras pessoas contratadas que variam conforme o tipo de evento. E o organizador é quem está no comando! O organizador de eventos – também conhecido como produtor – é quem coordena, gerencia, planeja, capta, promove, realiza, administra os recursos e presta serviços especializados para que os eventos aconteçam. Muita responsabilidade, não é mesmo? Uma equipe bem coordenada por esse profissional é capaz de garantir que tudo ocorra como desejado.

A rotina da produção de eventos vai além de ter um check-list e ir atrás de cada item. Atrelado a isso, o organizador possui diversos desafios e precisa desenvolver algumas qualidades essenciais:

Manter-se constantemente atualizado

Quanto mais qualificado for o profissional, mais procurado e bem pago ele será (inclusive, já existem diversos cursos de curta duração com foco em diferentes produções de eventos para que o profissional se capacite ainda mais). Portanto, converse com muita gente da área, informe-se sobre as tendências, vá a palestras, conferências e cursos. Ter conhecimento ajuda a colocar boas ideias em prática e até a ser mais criativo. Mesmo que o organizador seja bom, é preciso melhorar sempre.

Ser organizado

O organizador de eventos lida com muitas pessoas e tem diversos afazeres. Por este motivo, ele não pode contar apenas com a memória. É preciso que tudo vire anotação e seja arquivado, em meio físico e virtual. Essa organização inclui todos os check-lists, contratos, borderôs, orçamentos, dentre outros.

Trabalhar com a contratação de diversos serviços e a cada nova produção ter que ir atrás dos itens de uma grande lista, exigem que o profissional seja meticuloso ao ordenar as coisas. Com o tempo, a organização vira parte da rotina e se torna uma ação natural.

Saber negociar

Produzir eventos também significa contratar diferentes serviços para que a ocasião seja especial e completa para o público. O organizador, a partir do check-list conforme o tipo de evento, irá desembolsar para que o espaço, time de funcionários, equipamentos em geral, comes e bebes e demais itens estejam prontos no grande dia. Porém é muito importante que se faça uma pesquisa prévia com relação aos valores de cada empresa – afinal, é comum que o organizador trabalhe com um orçamento limitado. Neste ponto, saber negociar é uma característica essencial do produtor, além de ser um desafio (ajustar preços em uma negociação requer bons argumentos).

É importante que o organizador procure bons fornecedores e que tenha em mente que o que é mais caro nem sempre á a melhor opção. Mas caso um ótimo serviço esteja disponível a um valor exacerbado, não tenha medo de negociar e pedir uma redução de preços. Para isso você pode utilizar diversos argumentos como recomendar a empresa contratada, firmar uma parceria com ela para próximas produções, fazer com que ela se torne uma patrocinadora e tenha sua marca divulgada, dentre outras ações. Exercite seu poder de comunicação para negociar e não estourar o orçamento!

Ter capacidade de se adaptar

Por mais que se planeje e esteja com o controle de tudo, alguns imprevistos podem surgir antes e no decorrer do evento. Portanto, o bom profissional deve saber lidar com os problemas e dar a eles a melhor solução possível naquele momento. O objetivo é garantir que o público de cada evento não seja prejudicado e, mais do que isso, fique satisfeito.

Liderar com maestria

Saber como agir na hora de liderar é fundamental. O organizador de eventos é o capitão de um grande time e precisa designar as funções, mas deve deixar que cada envolvido cumpra-a com certa liberdade. Aqui, cabe ao produtor explicar às equipes como será o evento, o que ele espera de cada um, o que deve acontecer e o que deve ser evitado.
Fazer com que toda a equipe do evento se sinta parte do time é muito importante. Isso estimula que o trabalho seja feito com excelência e colaboração mútua.

Proporcionar ao público uma ótima experiência

Mesmo que o organizador precise agradar contratantes e patrocinadores de seu evento, o foco deve ser sempre o público. Afinal, é ele que garante o sucesso da produção, as recomendações, a divulgação espontânea e, claro, o evento em si.

Para conquistar o seu público, comece na divulgação do evento e na venda de ingressos. Faça campanhas nas redes sociais e otimize a experiência de compra agregando comodidade e rapidez disponibilizando os ingressos na internet. Depois, organize a entrada da produção, o decorrer dela e a saída. E por fim, colete os feedbacks e responda à nova legião de fãs dos seus eventos! 

(sympla)