Quando
você organiza um evento, o que você espera? É claro que você quer que ele seja
um sucesso, que ocorra sem imprevistos, contemplando tudo o que foi planejado e
satisfazendo ao máximo o seu público, certo? Ninguém faz um evento para ter
prejuízo, mas para atingir o público-alvo, conquistá-lo ou fidelizá-lo para as
suas próximas produções. Afinal, eventos de qualidade são uma excelente e
poderosa ferramenta de marketing.
O
problema é que, na prática, nem sempre tudo sai como esperado e, por vezes, o
evento que foi pensado para o sucesso acaba trazendo prejuízo para o seu bolso.
Se já teve uma experiência dessas, sabe como é difícil cobrir os prejuízos. E
se ainda não teve, cuide da parte financeira da produção para não ficar no
vermelho!
Estamos
aqui para lhe dar uma ótima notícia: esse risco pode ser evitado! Se você se
atentar para as dicas a seguir, certamente reduzirá a possibilidade de prejuízo
em seus eventos.
Tenha uma
equipe competente
A organização de um evento não
é nada fácil. Envolve a escolha contato com fornecedores, responsabilidade
com a documentação necessária e o treinamento de pessoas que atuarão no dia do
evento, garantindo que tudo esteja como esperado. E tudo isso envolve gestão de
recursos, que deverão ser gastos dentro do orcamento destinado à
atividade.
Portanto,
é essencial que você conte com pessoas qualificadas – seja uma equipe com quem
você já trabalhe, ou uma empresa contratada –, que tenham experiência na
administração de eventos, para que não tragam prejuízo por gastar demais em
coisas supérfluas, por exemplo. Essa equipe será responsável por planejar tudo
em detalhes, antecipando imprevistos, distribuindo de forma eficaz os recursos
financeiros e garantindo que, no dia do evento, tudo ocorra conforme o
planejamento.
Livre-se dos
ingressos empacados
O
evento está sendo organizado com excelência, pois você tem uma equipe
qualificada. Agora é necessário divulgar a atividade com o mesmo alto nível, a
fim de que seu prejuízo não venha de ingressos não vendidos.
Imagine que você organizou um
evento considerando um público de 2.000 pessoas, mas só comparecem 1.000.
A metade dos recursos gastos com um lugar amplo para acomodar as 2.000
pessoas, adquirir materiais e brindes, além dos comes e bebes, foram
gastos inutilmente e, pior, não serão recuperados. Assim, torna-se fundamental
que seu evento tenha uma divulgação adequada, que garanta a venda de todos os
ingressos disponíveis.
Atualmente,
o melhor ambiente para que você informe e promova o seu evento é a web. No
ambiente oline, você estará em contato direto com o seu público-alvo, por meio
de redes sociais, blogs, comunidades, fóruns relacionadas ao evento. Assim,
você não apenas divulga a atividade, mas a promove justamente onde seu público
está, abordando assuntos que o interessam e incentivando a participação.
Acompanhe
a demanda
Uma
parte do lucro que você terá com o evento virá após ele, por meio das pessoas
que, satisfeitas com o que foi oferecido, irão contratá-lo, recomendá-lo,
patrociná-lo ou até mesmo comparecer aos próximos!
Por isso, especialmente se você
está divulgando seu evento nas redes socias, é
fundamental que você utilize a venda antecipada e, enquanto os ingressos estão
sendo vendidos, você acompanhe os comentários das pessoas na web. O que elas
esperam do evento? O quanto estão ansiosas para participar? Por meio dos
comentários, você pode pensar em pequenas mudanças que ainda poderão ser feitas
para agradar completamente as expectativas do público ou, ainda, surpreender
positivamente até mesmo aqueles que já esperavam qualidade no seu evento. E
claro, ver se as vendas estão sendo satisfatórias.
O
prejuízo em um evento normalmente está relacionado à má gestão de recursos, a
ingressos não vendidos e à falta de retorno positivo esperado das pessoas que
participaram. Se você lidar bem com esses três fatores, seu evento alcançará o
sucesso que você almeja!
